Googleカレンダーを複数人で見やすくする方法

「Googleカレンダーを複数人で使用するとなぜか見づらくなってしまう！」

「なるべく時間をかけずにそして簡単に、Googleカレンダーを複数人で見やすくする方法を知りたい！」

Googleカレンダーは、少しの工夫をしたり、表示方法を変更したりするだけで、複数人で使用する際にも、一目でメンバーの予定を把握できます。

この記事を読めば、あなたのGoogleカレンダーが、なぜ見づらいのかが分かります。見づらくなってしまう原因と、その要因を払拭し、簡単な操作で複数人でも見やすくなる方法を解説しましょう。

この記事を読めば、以下のことが分かります。ぜひご覧ください。

Googleカレンダーが見づらくなる根本的な原因
少しの操作と短時間で、複数人でもGoogleカレンダーを見やすくする方法

Googleカレンダーが見づらくなってしまう理由

Googleカレンダーが見づらくなってしまう理由は、当たり前だけれども人々が見逃しやすい3つの原因に集約されます。

複数人でカレンダーを共有している際、誰がどのスケジュールに該当するのか、一目で見分けがつかないこともあるでしょう。

見づらくなる理由を知っておくことで、カレンダーが雑然としてしまうことを未然に防げます。

また、どのようにしたら見やすくなるのかを自分で考え、Googleカレンダーを使いやすいように自らカスタマイズできるようにもなるでしょう。

空き時間がわかりづらい

メンバーの空き時間が分かりづらいことは、Googleカレンダーが見づらくなる原因です。

複数人の予定がカレンダーに入ると、一覧におのおのの予定が入っているため、誰がどの時間が空いているのかが分かりにくいです。

例えば、Googleカレンダーを共有しているメンバーで会議をおこなう際に、まずは全員が空いている時間を探すことでしょう。

一目でメンバーの空き時間が分かれば、すぐに会議の時間を確定できるはずです。

一方、空き時間が分かりづらければ、個々の予定をそれぞれチェックして、全員の空いている時間を探すという工程を踏むこととなり、大きなタイムロスです。

それぞれのメンバーに直接聞いた方が早かったという事態にもなりかねません。

登録しているタスクが多い

登録しているタスクが多いと、タスクとスケジュールを並行して参照したい場合、予定との区別が一瞬でつきにくく、カレンダーが見にくくなります。

タスク設定は、時間とともに、日・週・月・年で繰り返し設定ができます。

リマインダーとしても機能するため、定期的におこなうタスクは、忘却防止のために多くの項目を追加している人もいるでしょう。

特に毎日くり返しでおこなう業務を複数設定している人は、登録しているタスク表示が多くなり、見づらくなる原因となります。

※登録しているタスクが多い例

※登録しているタスクが少ない例

同じスケジュールの量は同じでもタスクの数が少ないと、全体的に整理された印象で視覚的に見やすいです。

必要なタスクだけ最小限に書くようにしてみましょう。

予定が色分けされていない

それぞれのスケジュールが色分けされておらず、予定の種類に関わらず、すべて同じ色で入れることはカレンダーが見づらくなる原因です。

Googleカレンダーは11色の中から好きなカラーを指定して、予定に色を付けられるので、いくつかの色を使うことで見やすくなります。

また、反対にスケジュールの色分けの種類が多すぎる場合も、どのような予定が何色なのかが瞬時に判断できません。

かえって見づらくなる可能性があるために、3〜5色程度で予定の色分けをすると分かりやすくなるでしょう。

Googleカレンダーを複数人に見やすくする方法

Googleカレンダーを複数人に見やすくするためのポイントは、できる限りシンプルに整理して情報量を減らすことです。

また、それぞれのメンバーの予定が複雑に入り見にくくなっている場合は、表示形式を変更することで、見やすいレイアウトになります。

これから紹介する3つの事項はどれも簡単ですぐに実行できる方法ですので、ぜひ試してみてください。

余計なタスクや予定を削除する

余計なタスクや予定を削除することでレイアウトがすっきりとし、一目でメンバーの内容が分かります。

複数人で使用しているカレンダーが見にくくなる一番の原因は、余計なタスクや予定を入れていることです。

具体的には、どんな予定を共有カレンダーに入れるかをメンバー全員で話し合って検討し、入力のルールを定めるとよいでしょう。そして、ルールで決めた事項のみをカレンダーに記載しましょう。

例えば、スケジュールは会議や面談または外出時、特定の時間におこなう必要がある業務といった時間の拘束がある予定のみを記入するなどと決められます。

表示形式を「日」に変更する

Googleカレンダーを複数人で見やすくするための最も簡単な方法は、カレンダーのビューを「日」に変更することです。

ビュー（表示形式）は、「週」「月」「年」「スケジュール」「4日」の6種類に変更でき、「日」に変更するとメンバーの予定が独立して参照できます。

ビューの変更手順については、カレンダーのトップ画面で右上にあるプルダウンをクリックし、「日」を選択してください。

そうすると、ビューが「日」に変更となり、メンバーの一人ひとりの予定を分けて参照することができます。

空いていない時間はわかりやすく表示しておく

Googleカレンダーの色付け機能を使って、空いていない時間に特定のカラーを塗ると、その時間を分かりやすく表示しておくことができます。

例えばビジネスで使用する場合、会議や商談の時間は「赤」、外出時間は「青」、特定時間に必須の業務は「黄」で色分けし、その時間は連絡がとれないといった共通認識をメンバーで持っていると分かりやすいでしょう。

ほかにも、他の予定と差別化をつけるための方法として、空いていない時間にはスケジュール名の頭文字に「！」「◎」などの特定のマークをつけることも有効です。

Googleカレンダーを整理して見やすくなる工夫を

Googleカレンダーを複数人で見やすくするためには、できる限りシンプルに情報を整理することを心がけ、余計な予定やタスクを削除し、スケジュールに色分けをすることが重要です。

また、表示形式を「日」に変更することは、予定やタスクを編集せずにすぐにできる方法であるため、まずはビューの切り替えから試してみましょう。

Googleカレンダーが見づらくなってしまう原因や、複数人に見やすくなる方法を把握して、まずは画面を開いて操作することから始めてみてください。