Calendly の使い方｜複数人の日程調整やキャンセル方法も解説！
この記事では、Calendlyでの日程調整の仕方を解説します。用途に合わせてそれぞれ詳しく紹介していますのでぜひ参考にしてください。
日程調整以外にも、Calendlyの料金や概要を知りたいという方はこちらの記事を参考にしてください。
Calendlyでの日程調整のしかたは3通り
Calendlyでは、日程調整の方法が以下の3通りから選べます。
Event Type（定期的なイベント向け）
One-off meeting（一回限りのイベント向け）
Meeting Poll（投票型の日程調整）
それぞれ詳しく解説していきます。
Event Type（イベントタイプ）
Calendlyを使用すると、イベントタイプを使用して会議の詳細を設定できます。イベントタイプとは、製品のデモ、カスタマーコール、営業時間など、定期的にスケジュールする会議のテンプレートのことです。作成できるイベントタイプは以下の4種類です。
One-on-one 1：1の調整
Group 1：複数人の調整
Collective 招待した人に自分が提示した都合の良い時間帯から選んでもらう
Round robin 指定したスケジュールに応じて最適な担当者が割り当てられる
One-on-on
One-on-Oneのイベントタイプは、主催者と招待者の 1 : 1 で行う会議のことです。
One-on-Oneのイベントタイプの例は、次のものがあります。
個人面談
学生とのオフィスアワー
クライアント、同僚、または友人との雑談
Group
Groupのイベントタイプは、1人の主催者と複数の招待者による 1：複数人 の会議です。
一度に複数の招待客が主催者と会うことができるので、主催者は予約ページで各時間帯の招待客数を設定することができます。各時間枠は、すべての枠が埋まるまで利用可能のままです。
Groupイベントタイプの例には、以下のようなものがあります。
ウェビナー
博物館やキャンパスツアー
グループでのフィットネス
大学の入試説明会
グループイベントタイプの詳細については、チーム向け複数人用スケジューリングオプションをご覧ください。
Collective
Collectiveイベントタイプは、複数の主催者と一人の招待者による複数：1の会議です。このイベントタイプは、一人の招待者が一度に複数のCalendlyホストと予約することができます。
Collectiveイベントタイプでは、Calendlyがチームメンバーの空き時間を把握し、招待者が集合時間を選択した際に主催者となるチームメンバーが全員空いていることを保証します。
Collectiveイベントタイプの例は、以下の通りです。
パネルインタビュー
製品に関するディスカバリーコール
サポートエージェントとエンジニアの両方が主催するトラブルシューティングコール
責任者と営業開発担当者が主催するクライアントコール
Collectiveイベントタイプの詳細については、チームのための複数人用スケジュールオプションをご覧ください。
Roundrobin
Roundrobinのイベントタイプは、チームの都合や希望に応じて、1対1のイベントを循環させるものです。
Calendlyは、主催者のリストから個々の主催者にイベントをランダムに割り当てます。
Roundrobinイベントタイプの例には、以下のようなものがあります。
営業電話では、任意の営業担当者とペアになることができます。
既存顧客がどのサポート担当者でもよいサポート電話
お客様が空いているトレーナーの時間を予約できるパーソナルトレーニング・セッション
Roundrobinイベントタイプの詳細については、チームのための複数人スケジューリングオプションをご覧ください。
イベントの設定方法
①ホーム右上の「+Create」をクリックし、「Event type」を選択
②調整したいシーンを設定（今回は例として、One-on-Oneタイプを選択）
③イベント名、場所、調整相手へのメッセージ、リンクなどを設定
場所はどこで（何を使って）行うのかを選びます。Calendlyでは、対面、電話、zoom、Google Meet、Microsoft Teams、Webex、Go To Meeting 、Custom、Ask inviteeから選べます。
④調整したい時間帯、前後のバッファーなどを指定
⑤調整ページ作成完了
「Next」をクリックして、このような画面が出たら調整ページの作成は完了です。あとはURLをコピーして日程調整したい相手に共有するだけです。
相手側の日程調整手順
共有したURLを相手が開くと、このような画面が現れます。自分が提案した日程の中から相手が都合の良い時間帯を選択できるようになっています。
都合の良い日程を選択すると、名前、メールアドレス、日程調整ページを作成した相手へのメッセージを入力するページに移動します。
「Schedule Event」をクリックすると、このような画面が出てきます。相手側の操作は以上になります。これで日程が調整されました。
イベントをキャンセル・再スケジュール・および変更する
イベントのキャンセル
保留中のイベントをキャンセルするには、Homeの「Scheduled Events」タブにあるそのイベントを見つけます。「Details」をクリックして開き、「Cancel」ボタンを選択します。キャンセルしたことを知らせる短いメッセージを追加するオプションが表示され、招待者にメールで通知します。
キャンセルが確定すると、キャンセルされた時間はお互いのカレンダーで削除されます。招待者は、確認通知やリマインダー通知にあるキャンセルボタンを使って、イベントをキャンセルすることができます。
再スケジュール
招待者の都合がわかっている場合は、Homeの「Scheduled Events」タブからスケジュールを変更できます。そのイベントを見つけ、「Details」を開き、「Reschedule」をクリックします。新しい時間が確定すると、あなたと招待者の両方に変更が通知されます。
招待者の都合がわからない場合は、元のイベントをキャンセルし、キャンセルメッセージの中でCalendlyのリンクを再共有します。招待された人は、確認メールから、またはカレンダーの招待を断ることで、いつでも予定を変更することができます。
（注意）Roundrobinイベントを再スケジュールする場合、元の招待状からのリンクを使用しないよう注意してください。そのリンクは招待者のみのものであり、それを使用すると正しい主催者が選択されない可能性があります。
Groupイベントの招待者数制限を編集する
予定されているグループイベントが招待人数の上限に達した場合、ホーム画面の「Scheduled Events」タブで、より多くの人がサインアップできるようにします。すでに参加している人を削除したり、スケジュールを変更したり、この特定のイベントの制限人数を増やしたりしてください。
今後予定されている会議の招待者数の上限を更新するには、ホームページの「Event Types」タブからグループイベントを開き、「What Event is this?」セクションにアクセスします。そのイベントで招待したい招待者の最大数を入力します。
また、イベント予約ページで各時間帯の残席数を確認できるよう、残席表示を指定することもできます。
One-off Meetings（1回限りのイベント）
One-off Meetingsとは、通常のイベントタイプの設定とは異なり、1回限りのミーティングを素早く、自由に開催することができるツールです。One-off Meetingsを設定すると、場所、主催者、時間など、イベントタイプと同じ設定を使用できます。
このタイプは、以下のような場合に便利です。
1人または複数の主催者と定例外のミーティングを素早くスケジュールする
通常とは異なる時間帯を招待者に提供する
既存の会議よりも高い優先順位を与えたい場合。
（注意）One-off Meetingsの日程調整可能期間は3ヶ月先までです
One-off Meetingsの設定方法
①Homeから、「＋Create」をクリック→「One-off Meetings」を選択
②左側のMeeting settingsページで、「Duration」のドロップダウンメニューから会議の時間を設定し、カレンダーから、この会議のために提供したい時間帯を選択する→「Next」をクリック
③会議名、場所、提案した時間を全て自分のカレンダーに仮押さえしておくかどうかを設定する。
④この画面が見えたら設定完了です。「Copy Link」を選択してURLを調整したい相手に共有できます。
Meeting poll（投票型の日程調整）
CalendlyのMeeting pollはグループでのミーティングにおいて、投票でメンバーの都合の良い時間帯を募集しながら日程調整を行う方法です。
Meeting pollでできること
投票やスケジュール管理はCalendlyが自動で行います。
次回の会議の希望時間を投票できるようになっているため、全員の時間を考慮することができます。
複数の参加者が希望する時間帯をもとに、最適な会議時間を自動で見つけます。
投票した人全員にカレンダーの招待状とミーティングの詳細を自動的に送信します。
Meeting poll設定方法
①Homeから、「＋Create」をクリック→「Meeting poll」を選択
②左側のMeeting settingsページで、「Duration」のドロップダウンメニューから会議の時間を設定し、カレンダーから、この会議のために提供したい時間帯を選択する→「Next」をクリック
③詳細設定
会議名、場所、投票状況を可視化するかどうか、提案した時間を全て自分のカレンダーに仮押さえしておくかどうかを設定してください。
④この画面が見えたら設定完了です。「Copy Link」を選択してURLを投票してもらいたい調整したい相手に共有できます
まとめ
以上Calendlyの日程調整の解説でした！Event Type、One-off Meeting、Meeting pollとCalendlyではさまざまな調整方法があります。ひとつひとつの使い方は簡単でわかりやすいので、それぞれ会議の人数や期間、用途によって合ったタイプを見つけて利用してください。
参考：https://help.calendly.com/hc/en-us/categories/4415572668951-Using-Calendly
本記事はCalendly公式ホームページのヘルプセンターより情報を収集・翻訳しまとめたものです。
英文を翻訳したものであるため、詳細や正しい表現は英文の原文を参照ください