Calendly Integrationsとは｜サービス連携・自動化の使い方と種類を解説
この記事では日程調整ツールCalendly（カレンドリー）の主な統合サービスと自動化機能、その使い方について解説しています。
Calendlyの利用を検討している方、Calendlyで連携できるカレンダーやアプリについて詳しく知りたい方はぜひ参考にしてください！ Calendly Inregtationsの詳細よりも、Calendlyの機能や基本的な使い方を知りたい方はこちらの記事をご覧ください。
カレンダー連携
カレンダー連携方法
①Home画面の右上にある「Account」→「Calendar Connections」を選択
②連携するカレンダーの種類を選択
Calendlyは次のカレンダーと連携することができます。Basicプラン（無料プラン）は1つ、その他の有料プランは 最大6つまでカレンダーを接続することが可能です。
Google カレンダー
Microsoft Exchange カレンダー
③カレンダー詳細設定
カレンダーをCalendlyに連携したら、細かな設定をします。
複数のカレンダーを接続している場合、以下の設定をします。
どのカレンダーの予定を考慮するか
どのカレンダーにイベントを追加するか
それぞれ右にある「Edit」から連携したいカレンダーを設定してください。
ワークフロー（Professional、Teamsプラン向け）
ワークフローとは、会議がスケジュールされた時点から出席者へのフォローアップまで、会議のライフサイクル全体を通じて起動する自動化機能です。
会議の予定、キャンセル、変更、今後の予定が決まると、メールやテキストで自動で通知されます。
新しい情報が更新される度に通知されるので、抜け目なく会議に参加することができます。
Calendlyのワークフローを使用した例として以下のようなものがあります。
会議前後にメッセージを送る
会議の議題や目標、イベントのリマインダーなど、出席者が準備を整えるために必要なコンテンツを、カスタマイズして送ることができます。
ミーティングの後、簡単なお礼のメッセージを送ったり、スケジュールのリンクを共有したり、フォローアップの資料や顧客アンケートを提供することができます。
ワークフロー設定方法
①Home画面→「Workflows」を選択
②ワークフロータイプの設定
自分が希望するワークフロータイプを選択 or 右上の「Create Your Own worlflow」から自分にあったワークフローを作成します。
③ワークフローの詳細設定
1: まず、ワークフローを適用させるイベントを選択します。
2: 次にどのタイミングでワークフローを開始するのかを指定します。
ワークフローを開始するタイミングは以下の通りです。これらの選択肢に加え、細かい時間も設定することができます。
新しいイベントが予定された時
イベント開始前
イベント開始
イベント終了
イベントがキャンセルされた時
3: 最後に、自分自身、他の主催者、招待者にメールやテキストを送るかどうかを選択します。「Edit」を押すことで送る文章を編集することができます。デフォルトが英語になっているので、日本語の文章にしたい場合は必ず変更してください。
注意）グループイベントの場合「新しいイベントが予定された時」と「イベントがキャンセルされた時」の通知方法が異なります。「新しいイベントが予定された時」の場合、招待者が予約されるごとに通知されます。「イベントがキャンセルされた時」の場合、最後の招待者がキャンセルされたときに通知されます（そして会議全体がキャンセルされます）。
④設定完了
「Home」に戻って自分が指定したイベントを開くと、「Additional Option」から「Workflows」の欄に自分の作成したワークフローが設定されていることが確認できます。
埋め込みオプション
埋め込みオプションとは、Calendlyの予約フローをWebサイトに直接追加できる機能です。サイトの訪問者はサイトを離れることなくスケジュールを立てることができます。Calendlyでは基本的に3つのカスタマイズ可能な埋め込みオプションがあります。
インライン
あなたのWebサイトに直接スケジュール調整ページを埋め込みます
ポップアップウィジェット
Calendlyをポップアップ表示させるフローティングボタンをあなたのサイトに追加します。
ポップアップテキスト
Calendlyをポップアップ表示させるテキストリンクをあなたのWebサイトに追加します。
Calendlyを埋め込めるWebサイト一覧
WebサイトにCalendlyを埋め込む方法
イベントタイプのスケジュールページを埋め込む場合
1: Homeから「Event Type」タブにアクセスします。
2: 埋め込みたいイベントタイプを見つけて、「Share」を選択します。
3: 表示されたポップアップで、「Add to Website」を選択します。
4: 3つのオプションから埋め込みの種類を選択し、「Continue」を選択します。
5: 設定に関連する変更を加え、「Copy Code」を選択します。
プロフィール写真、名前、イベント期間、場所、説明を非表示にするには「Hide Event Type Details」を選択します
Cookieバナーを非表示にするには「Hide Cookie Banner」を選択します。
画像引用元：https://help.calendly.com/hc/en-us/categories/203261727-Integrations-Automations
6: コードをWebサイトのHTMLエディターに貼り付けます（これはWebプロバイダーによって異なる場合があります）
ランディングページに埋め込む場合
1: Home右上の「Account」から、「Share Your link」を選択します。
2: 「Add to Website」で、 </>ボタンを選択します。
3: 3つのオプションから埋め込みの種類を選択し、「Continue」を選択します。
4: 設定に関連する変更を加え、「Copy Code」を選択します。
プロフィール写真、名前、イベント期間、場所、説明を非表示にするには「Hide Event Type Details」を選択します
Cookieバナーを非表示にするには「Hide Cookie Banner」を選択します。
5: コードをWebサイトのHTMLエディターに貼り付けます（これはWebプロバイダーによって異なる場合があります）
別のユーザーのランディングページを埋め込む場合
1: My calendarからのドロップダウンから、ページを追加するユーザーを選択します。
2: ユーザーの右側にある歯車のアイコンを選択します。
3: 「Add to Website」を選択します。
4: 3つのオプションから埋め込みの種類を選択し、「Continue」を選択します。
5: 設定に関連する変更を加え、「Copy Code」を選択します。
プロフィール写真、名前、イベント期間、場所、説明を非表示にするには「Hide Event Type Details」を選択します
Cookieバナーを非表示にするには「Hide Cookie Banner」を選択します。
6: コードをWebサイトのHTMLエディターに貼り付けます（これはWebプロバイダーによって異なる場合があります）
埋め込みオプションカスタマイズ
イベントの詳細を非表示
3つの埋め込みタイプすべてで、イベントの詳細を非表示にできます。
このオプションを有効にすると、Calendlyが埋め込まれているときに、アバター、イベントタイプ名、場所、およびイベントタイプの詳細を削除できます。これにより、すでにWebサイトに追加している可能性のある重複コンテンツが減少します。
色とボタンのテキストをカスタマイズする
ポップアップウィジェットの埋め込みでは、色とボタンのテキストのカスタマイズが可能であり、ポップアップテキストオプションに表示されるテキストを編集できます。有料版はさらに多くの配色から選ぶことができます。
ビデオ会議
Calendlyは、次のビデオ会議プラットフォームとの連携を構築しています。
Zoom
GoogleMeet
Microsoft Teams
Go To Meeting
Webex
これらのビデオ会議サービスと接続すると、ビデオ会議でのイベントを予約した時、Calendlyがビデオ会議の詳細を自動的に生成してくれます。あなたとあなたの招待者は、確認メールとカレンダーイベントを通じて詳細を受け取ることができます。
上記にリストされていないビデオ会議プラットフォームを使用する場合は、他のビデオ会議オプションの使用方法の手順（英語）に従ってください。
会議方法の選択
1対1のイベントタイプの場合、複数のビデオ会議プラットフォームを接続して、招待者が希望する会議方法を選択できるようにすることができます。
ビデオ会議設定方法
基本的な設定方法はどのビデオ会議タイプでも同じです。
①アカウントを接続する
Integrationページにアクセスして、アカウントを接続したいビデオ会議を選択し、各ビデオ会議タイプの接続方法に従ってアカウントを接続する。
②locationで使用したいビデオ会議を選択
イベントタイプによって、ビデオ会議の設定方法が多少異なります。
Personal event type（one on oneまたはgroup）
1:1または1:複数人のイベントタイプ
One-off Meeting
1回限りの会議
Team event type（collectiveまたはRoundrobin）
複数人でのイベントタイプ
それぞれの手順（今回は例としてGoogle Meetを使用）
Personal event type（one on oneまたはgroup）の場合：
1: ホームから、Google Meetを使用するイベントタイプを選択
2: 「What event is this?」を選択
3: Location（場所）からGoogle Meetを選択
1対1のイベントタイプの場合、「Add a location option」を選択して、招待者に複数の場所（ビデオ会議）から選択できるようにすることができます。
4: 「Save & Close」を選択。Google Meetを使用するイベントタイプごとに、これらの手順を繰り返します。
One-off Meetingの場合：
1: Home画面右上の「+Create」をクリックし、「One-off Meeting」を選択
2: 会議時間、候補時間などのイベント設定をする→「Next」
3: 「location」でビデオ会議の種類を選ぶ（今回はGoogle Meet）
4: 「Publish meeting」を選択して完了
Team event typeの場合：
1: Homeから、Google Meetを使用するcollectiveまたはRoundrobinの種類を選択します。
2: 「Team Members & Location」 または「Hosts & Location」を選択
○Collective日程調整シーン（招待した人に自分が提示した都合の良い時間帯から選んでもらう）の場合
GoogleMeetセッションをホストするアカウントを決定し、通知とキャンセルポリシーを展開します。 「Calendar Invitations（カレンダーの招待状）」から、 「Sending from（送信元）」の下に誰がホストしているのかが表示されます。ユーザーを変更する場合は、「Change」を選択し変更します。
画像引用元：https://help.calendly.com/hc/en-us/categories/203261727-Integrations-Automations
○Roundrobin日程調整シーン（指定したスケジュールに応じて最適な担当者が割り当てられる）を使用する場合
「location」から、GoogleMeetでスケジュールを設定します。注:チームメンバーは、Google Meetでスケジュールを設定する前にGoogleアカウントの接続を個別に終わらせておく必要があります。管理者が代わりに接続することはできません。
画像引用元：https://help.calendly.com/hc/en-us/categories/203261727-Integrations-Automations
③ Google Meetで会議を行う
招待者が予約すると、あなたと招待者は確認メールとカレンダーイベントでGoogleMeetの詳細を受け取ります。
拡張機能とプラグイン
Calendlyが対応している拡張機能とプラグインは以下の4つです。
Calendly for Crome
Calendly for Firefox
Calendly for LinkedIn Messaging (Extension)
それぞれのインストール方法、使い方はこちらからご覧ください
Salesforceパッケージ（Teams、Enterpriseプラン向け）
パッケージのインストール
Salesforceパッケージのインストール方法は、こちらをご覧ください
パッケージの機能
CalendlyのSalesforce連携により、招待者がCalendlyを通して予定を登録するとSalesforceレコードを自動的に作成できます。
Calendly会議が作成またはキャンセルされると、Saledforceで以下のことができます。
リードとイベントを作成する
レコードのオープンアクティビティから今後のCalendlyイベントを表示する
個々の招待者のキャンセルおよび再スケジュールされたイベントを追跡する
Calendlyが提供する活動に関するレポート
フローをカスタマイズして、リード、連絡先、商談を更新したり、標準のSFDCオブジェクトでタスクを作成したりします
パッケージのカスタマイズ
Calendlyのパッケージは自由にカスタマイズすることができます。パッケージをインストールしたら、ニーズに合わせてデフォルトのフローに変更を加えることができます。
以下が、人気のあるカスタマイズです
リード、連絡先、または商談の更新
イベントタイプやユーザーなどの特定の条件でのみトリガーするようにフローをフィルタリングする
Calendlyの招待者の応答を会社などのSalesforceのフィールドにマッピングする
Salesforceからカレンダー会議をスケジュールする
カスタムボタンをSalesforceインスタンスに追加して、カレンダー会議をスケジュールしたり、Salesforceから直接メールを送信したりできます。
まとめ
以上Calendly Integrationsの解説でした。外部機能と連携することで、カレンダー機能やビデオ会議など日程調整ツールの可能性が大きく広がり、もっと便利に利用することができます！Integrationのなかでも無料と有料プランでできることが異なりますのでご注意ください。
参考：https://help.calendly.com/hc/en-us/categories/203261727-Integrations-Automations
本記事はCalendly公式ホームページのヘルプセンターより情報を収集・翻訳しまとめたものです。
英文を翻訳したものであるため、詳細や正しい表現は英文の原文を参照ください。