日程調整メールの書き方と返信方法とは？ポイントや例文を紹介

「日程調整メールの返信の書き方やポイントを知って、適切な返答をしたい！」
「日程調整メールの返信の文例を知って、作成時の参考にしたい！」

日程調整メールの作成時には、相手の立場に立って、手間をかけさせないような対応を心がけることが大切です。

本記事では、面接・面談の日程調整時のメールのやり取りの仕方について紹介しています。

この記事を読めば、日程調整メールの返信のポイント・コツや例文が分かり、正しいビジネスマナーを押さえた対応ができるようになります。

日程調整メールの返信で好印象を与える方法

日程調整のメールの返信では、相手の要望に合わせた対応をおこなえるかどうかで、与える印象が左右されます。

こちらから日どりを提示し、先方に選択肢を与えてあげることが大切です。

複数の候補を伝える

面接の日程調整をおこなう際に、こちらから日時を提示する必要がある場合には、できるだけ多くの候補日を伝え、企業がスケジュールをつけやすいように手配しましょう。

企業担当者は、複数人と面談調整のやり取りをしていることはもちろん、社内外の人との通常業務による会議や打ち合わせも入っていると考えられます。

他の予定とのブッキングを避けるためにも、自分が空いている時間をすべて伝えて複数の選択肢を与えることは、先方にとって助けになるでしょう。

対応できない場合は別日を提案する

先方から面接候補日が提示され、予定に応じられない場合は、こちらから別日の代替案を申し出ましょう。

その際、「ご迷惑をおかけし申し訳ございません」「大変申し訳ありません」などと対応できないことへの謝罪をしましょう。

また、併せて応じられない理由を明示すると、より丁寧です。例えば、「出張が入っている」「取引先と緊急の会議がある」などの理由が挙げられるでしょう。

そして、お詫びをした後には、できるだけ近日でより多く別日の選択肢を提案しましょう。

日程調整メール作成のポイント

日程調整メールを作成する際は、細かなポイントに気を配ることで、相手の処理にかかる労力を下げることができます。

基本的なマナーをおさえながら、相手を思いやる気遣いをおこないましょう。

24時間以内に返信する

先方は別の相手の面接や、そのほか通常業務での日程調整をしている可能性があるため、24時間以内に返信してスケジュールを確定させてあげると親切です。

返信に時間がかかったり都合のつかない日が多くなったりすると、企業は別の人の日程管理を優先する場合もあるので注意が必要です。

なお、24時間以内に返信ができない場合には、相手に以下の事項を伝えましょう。

早く返信できない理由
予定がいつ分かるのか
いつまでに返信するのか

例文を記載しますので、参考にしてください。

「●●の事情で日程が確定するのが、●●月●●日になります。大変申し訳ございませんが、●●月●●日の●●時までにご連絡させていただきます。」

返信の際は相手の本文を残す

日程調整メールに返信をする際は、先方が一目で以前のやり取りが分かるように、相手から送付された本文を残しましょう。先方は、複数人と調整している場合、一人一人の内容を把握していないことも多いものです。

相手の本文を消して返信をしてしまうと、企業はどのような文章を送ったか、該当メールを探す時間と手間が増えてしまいます。

相手にお礼をする

「日程調整をいただきまして、誠にありがとうございます」「こちらの都合に合わせていただき、ありがとうございました」など、相手を気遣いお礼を述べましょう。

相手の立場に立って考えられることが伝わり、企業に好印象を与えられます。

特に、人物重視の採用やポテンシャル採用では、人柄を伝えることができるためとくに効果が高いです。

また、感謝の気持ちを述べることで互いのエンゲージメントが向上し、ほかの事項に関しても相談しやすくなるメリットもあります。

件名は分かりやすく簡潔に

相手企業は、日程調整メールのほかにも、社内や取引先など多くの人からさまざまな事項のメールを受信していると推測されるため、件名は一目で内容が分かる簡潔なものにしましょう。

例えば、「採用に関する面接日程の件」などと、何の面接かも記載することで、相手も事項を把握しやすいです。

日時を明確に提示する

日程調整メールでこちらから日取りを提案する際は、日時や曜日を正しい表記で明確に示しましょう。

例えば、日程を記載する場合は以下の事項に注意してください。

候補が複数ある場合は、見やすくするため1つの日程を記載したら改行後に別日を記入する
日時と曜日が一致していないと、担当者が二度手間で日程の確認をする必要があるため、送付の際は間違いがないかよく確認する

署名は必ず記入する

署名を本文の最後に記入することで、先方が送付した人物を特定できるとともに、また、メッセージが終わっていることを相手に伝えることもできます。

署名には、具体的に以下の事項は最低限記入しましょう。

氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス

とくに、氏名を記載する際は、ふりがなを記載すると親切です。特に、読み方が難しい名前は、相手方に不便をかけないよう必ず記載しましょう。

日程調整メールの返信文例

日程調整メールの返信については、シーン別で対応の仕方が異なります。

企業から送られたきたメールの内容にあわせて対応をおこないましょう。

面接候補日の指定があった場合

面接候補日の指定があった場合は、日程に関して了承の言葉を述べます。そして、日時を改めて記載し、受け取った認識に齟齬がないことを先方に伝えましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
この度、●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました●●と申します。
面接候補日につきまして、日程をご提示いただき誠にありがとうございました。
いただいた日程でご対応可能でございます。
ご提示いただきました下記の日程で、お伺いいたします。
日時：●●月●●日（●）●●時～　
場所：貴社本社3階　会議室
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------

面接候補日の指定がなく提示する場合

相手から面接候補日の指定がない場合は、こちらからできるだけ複数の日程を提示し、先方が多くの項目から選べるよう取り計らいましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
この度、●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました●●と申します。
面接実施の旨をご連絡いただきまして、誠にありがとうございます。
ご対応可能な日程を、下記に記載させていただきます。
●●月●●日（●）終日可能
●●月●●日（●）午後●時以降可能
●●月●●日（●）●時～●時まで可能
●●月●●日（●）終日可能
お忙しいところ恐れ入りますが、ご検討いただけますと幸いです。
ご確認のほど何卒よろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------

面接候補日の指定の都合が合わない場合

先方から提示された面接日に参加できない場合は、謝罪の言葉とともに、別日程の代案を申し伝えます。また、提案された日の中で特定の時間に参加可能な場合は、その旨も記載しましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
この度、●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました●●と申します。
面接実施の旨のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただいた日程に関しまして、すでに予定が入っており、再度ご調整をいただけないでしょうか。
ご提示いただいた同日に関しては、●時～●時であればご対応可能でございます。
もしくは別日であれば、下記の日程でご対応可能でございます。
・●月●日（●）終日可能
・●月●日（●）●●時～●●時、●●時～●●時
・●月●日（●）●●時～●●時
こちらの都合でご迷惑をおかけいたしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------

すでに決まっている面接候補日の調整をしたい場合

確定済みの面接日に、変更できない予定が入ってしまった場合は、その日に面接ができない理由とともに再度調整をお願いすることへの謝罪をおこない、代案を提示しましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました○○と申します。
先日、ご調整をいただきました面接日程の件でご連絡させていただきました。
面接日を●●月●●日（●）●●時でご調整をいただいておりましたが、お伺いが難しい状況となってしまいました。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
つきましては、別日程でご調整いただけないでしょうか。
勝手ながら、ご対応可能な日程を下記に記載させていただきます。
●●月●●日（●）●●時～●●時
●●月●●日（●）終日可能
●●月●●日（●）●●時～●●時、●●時～●●時
一度日程を確定させていただいたのにも関わらず、再度の変更をお願いすることとなってしまい、お手数をおかけいたします。
ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------

面接の実施をキャンセルしたい場合

やむを得ない事情で面接を取り辞めることになった場合は、誠意をもってお詫びの言葉を伝えます。また、結びの文は、企業成長を願う言葉で締めましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました○○と申します。
大変申し訳ございませんが、●●月●●日（●）実施予定の面談につきまして、諸事情により辞退をさせていただきたくご連絡差し上げました。
日程を調整いただいたのにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
また、本来は直接お詫びするところを、メールのご連絡となり深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げております。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------

日程の確定のお知らせについて返信する場合

先方から受信した日程確定のお知らせについて返信する場合は、改めて日時と場所を記載し、当日への簡単な挨拶で締めましょう。

株式会社●●
●●部●●課
●●様
お世話になっております。
●●の求人サイトを参照し、貴社の求人に応募をいたしました●●と申します。
面接日程の確定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
下記の日時・場所でお伺いいたします。
日時：●●月●●日（●）●●時
場所：貴社本社3階　応接室
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただき、誠にありがとうございます。
当日はどうぞよろしくお願いいたします。
--------
氏名（ふりがな）
携帯番号
メールアドレス
--------